Податкова трансформація бізнесу: як ФОП безболісно перейти на загальну систему та ПДВ

Українське підприємництво входить у фазу фундаментальних змін. Роками спрощена система оподаткування (Єдиний податок) була своєрідним "офшором всередині країни", що дозволяло малому та середньому бізнесу зосереджуватися на зростанні, ігноруючи складну бухгалтерію. Однак Національна стратегія доходів до 2030 року, розроблена урядом спільно з міжнародними партнерами, чітко сигналізує: період пільгового адміністрування добігає кінця.

Гармонізація з нормами ЄС неминуче призведе до ускладнення правил гри. Підприємці, які звикли до комфортних 5% з обороту та відсутності суворої звітності, ризикують раптово опинитися в реаліях Загальної системи оподаткування (ЗСО) з обов'язковим ПДВ. Для власника це означає не просто зміну відсотка у платіжці, а необхідність повної перебудови філософії обліку.

Як адаптуватися до нової реальності? Як технічно реалізувати міграцію з Єдиного податку на ПДВ без зупинки бізнесу? Чому користувачі екосистеми BAS мають суттєву перевагу та як уникнути критичної помилки з "обнуленням бази"? Розбираємо покроково.

Частина 1. Податкова реформа 2025-2030: до чого готуватися "спрощенцям"?

Щоб усвідомити серйозність ситуації, варто поглянути на вектори державної стратегії. Головна ціль фіскалів - унеможливити використання ФОП великим бізнесом для оптимізації податків та забезпечити прозорість руху товарів.

Основні нововведення, які можуть стати реальністю найближчим часом:

1. "Польська модель" та диференціація ставок. Фіксовані 5% для 3-ї групи можуть залишитися в історії. Обговорюється впровадження різних ставок для різних видів діяльності: наприклад, торгівля може мати одну ставку, а сфера послуг - значно вищу. Це змусить багатьох перерахувати рентабельність.

2. Реформа 2-ї та 3-ї груп. Існує висока ймовірність об'єднання цих груп або ліквідації 2-ї групи як такої. Це означатиме обов'язковий облік витрат для тих, хто звик платити фіксовану суму раз на місяць.

3. Примусова міграція на Загальну систему. Найбільший виклик для рітейлу. Продавці підакцизних товарів, електроніки, складної побутової техніки або ті, хто перевищить нові (ймовірно знижені) ліміти обороту, будуть автоматично переведені на ЗСО.

4. ПДВ як нова норма. Якщо ваш річний дохід на загальній системі перевищить 1 млн грн (поріг може переглядатися), реєстрація платником ПДВ стане обов'язковою. Для активного бізнесу цей ліміт долається за кілька місяців.

Для підприємця це означає, що "зошит" або проста таблиця в Excel більше не працюють. Виникає потреба у повноцінному фінансовому обліку, розрахунку собівартості та контролі вхідних/вихідних податкових накладних.

Частина 2. ПДВ-шок: як змінюється логіка мислення та обліку

Уявімо класичного ФОП, що продає будматеріали. Раніше схема була лінійною: гроші зайшли на рахунок → записав дохід → сплатив 5%. Перехід на ПДВ та ЗСО перетворює це на складний алгоритм.

Чому ПДВ та Загальна система - це складно?

• Зміна методу визнання доходу. Замість "касового методу" (гроші = дохід) вступає в дію правило першої події. Податкові зобов'язання виникають або в момент отримання коштів, або в момент відвантаження товару - залежно від того, що сталося раніше.

• Адміністрування ПДВ. З кожних 12 000 грн продажу ви маєте виділити 2 000 грн податкового зобов'язання. Щоб не платити цю суму "живими" грошима, вам потрібен "податковий кредит" - офіційно зареєстрований вхідний ПДВ від постачальників.

• Розрахунок чистого прибутку. Податок на прибуток (18%) платиться з різниці "Доходи мінус Витрати". Якщо ви загубили накладну від постачальника або некоректно порахували собівартість, ваш паперовий прибуток зросте, і ви переплатите податки.

• Дисципліна реєстрації. Кожен продаж платнику ПДВ вимагає реєстрації податкової накладної в ЄРПН. Прострочення - це штрафи, які можуть "з'їсти" всю маржу.

Важливо: Старі облікові системи, самописні програми або Excel фізично не можуть зв'язати вхідний та вихідний ПДВ, відстежити "першу подію" та автоматично сформувати декларацію.

Частина 3. Фатальна помилка: "Почнемо життя з чистої бази"

Часто недосвідчені бухгалтери або IT-спеціалісти пропонують "просте" рішення: "Давайте закриємо стару базу ФОП 31 грудня, а з 1 січня створимо нову чисту базу вже з ПДВ".

Це звучить привабливо, як "почати з чистого аркуша", але для бізнесу це стратегічна помилка.

Чим загрожує створення нової бази?

1. Втрата аналітики. Ви не зможете побудувати звіт "Продажі за рік" або порівняти сезонність (рік до року), адже дані розірвані між двома файлами.

2. Крах CRM та сервісу. Історія покупок клієнтів, накопичувальні знижки, середній чек - усе це зникає. Менеджер не бачитиме, що клієнт купував тиждень тому, що знижує якість сервісу.

3. Пекло з залишками. Перенесення складських залишків, дебіторської та кредиторської заборгованості вручну - це титанічна праця, яка завжди супроводжується помилками.

4. Кадровий розрив. Дані про зарплати та відпустки співробітників також "обрізаються", що ускладнює розрахунок лікарняних та відпускних у майбутньому.

Рішення є. Архітектура сучасних систем BAS (Business Automation Software) дозволяє уникнути цього сценарію.

Частина 4. Магія BAS: зміна правил гри без зміни "ігрового поля"

Продукти лінійки BAS (BAS Бухгалтерія, BAS Малий Бізнес, BAS УТ, BAS КУП) мають вбудований механізм "Облікова політика організації". Це не просто налаштування, а періодичний регістр, який дозволяє змінювати правила оподаткування у часі.

Як відбувається правильний перехід у BAS?

Уявімо, що з 01.01.2025 ви стаєте платником ПДВ. Ви не створюєте нову базу!

1. Заходите в налаштування організації ("Облікова політика").

2. Створюєте новий запис, що діє з 01.01.2025.

3. Змінюєте параметри: замість "Єдиний податок" обираєте "Загальна система + ПДВ".

4. Зберігаєте.

Результат: Система автоматично розуміє, що всі документи до півночі 31.12.2024 проводяться за спрощеною системою, а всі документи з 01.01.2025 - вмикають складні механізми ПДВ.

Які функції активуються автоматично?

• Відстеження "Першої події": Програма сама аналізує хронологію (оплата чи відвантаження) і нараховує податкові зобов'язання.

• Робота з податковими накладними: З'являється робоче місце для формування та перевірки накладних перед реєстрацією.

• Масова зміна ставок: Спеціальні обробки дозволяють автоматично змінити ставку ПДВ у картках товарів (наприклад, з "Без ПДВ" на "20%") саме з потрібної дати, зберігаючи історію цін.

• Коректні перехідні операції: BAS вміє правильно обробити ситуацію, коли аванс зайшов на Єдиному податку, а відвантаження відбувається вже на ЗСО (або навпаки), щоб ви не заплатили податок двічі.

Частина 5. Роль інтегратора: чому самостійний перехід ризикований

Програмне забезпечення - це інструмент, але ним потрібно вміти користуватися. Податкова реформа - це стрес-тест для ваших процесів. Якщо в базі дублюються товари, договори заведені як-небудь, а персонал не розуміє суті ПДВ - програма не врятує.

Тут на допомогу приходить компанія Evsesvit. Це не просто продавець ліцензій, а технологічний партнер, який забезпечує комплексний перехід.

Чим допоможе Evsesvit?

• Аудит бази даних. Перед "годиною Ч" фахівці перевірять коректність вашого обліку, допоможуть закрити старі періоди та вичистити помилки.

• Налаштування договорів. Для ПДВ критично важливо, як саме ведеться облік розрахунків ("за договором", "за замовленням"). Неправильна галочка може призвести до блокування накладних.

• Інтеграція зі звітністю ("FREDO Звіт", "M.E.Doc"). Налаштування безшовного обміну, щоб податкові накладні вивантажувалися в шлюз податкової в один клік.

• Навчання команди. Менеджери повинні розуміти, чому тепер не можна просто так виписати рахунок без коду УКТЗЕД. Evsesvit проводить навчання персоналу новим реаліям.

Частина 6. План дій: що робити ФОП вже сьогодні?

Чекати офіційного підпису президента під законом - найгірша стратегія. Коли це станеться, черги до інтеграторів будуть розписані на місяці.

Ваш чек-лист підготовки:

1. Оцифровуйтеся негайно. Якщо ви ще в Excel - впроваджуйте BAS зараз. Простіше налаштувати систему на спрощеній податковій схемі і потім перемкнути її, ніж робити все в авральному режимі.

2. Порядок у номенклатурі. Перевірте наявність кодів УКТЗЕД для всіх позицій. Для платника ПДВ це обов'язковий реквізит.

3. Інвентаризація. Ви повинні чітко знати свої залишки товарів та боргів на момент переходу.

4. Фінансове моделювання. Використайте звіти BAS, щоб зрозуміти, як ПДВ вплине на вашу маржу. Можливо, доведеться підняти ціни.

5. Зверніться до експертів. Замовте консультацію в Evsesvit. Попросіть змоделювати перехід на копії вашої бази, щоб побачити "вузькі місця" заздалегідь.

Висновок

Зміни податкового законодавства - це неминуча плата за європейську інтеграцію та економіку воєнного часу. Але для бізнесу це також шанс стати більш системним та прозорим.

Використання гнучких інструментів BAS дозволяє змінити облікову політику без втрати найціннішого активу - історії вашого бізнесу. Не дозволяйте реформам зупинити вашу роботу. Обирайте надійних партнерів, таких як Evsesvit, і перетворюйте законодавчі виклики на нові можливості для розвитку.